Document Management voor uw organisatie

Bij Interoffice Document Solutions helpen wij organisaties hun documenten veilig, efficiënt en overzichtelijk te beheren. Met onze oplossingen bespaart u tijd, verlaagt u kosten en verhoogt u de productiviteit van uw team.

Of het nu gaat om digitale archivering, workflow management of slimme software voor documentverwerking, wij hebben een oplossing die bij uw organisatie past.


Print Management Software

Het beheer van multifunctionele printers kan veel tijd en aandacht kosten. Tonerbeheer, storingen en gebruikersrechten vragen continu monitoring en hebben direct invloed op de productiviteit van uw medewerkers.

Onze Print Management Software is ontworpen om dit beheer eenvoudig en efficiënt te maken. Tonerbeheer, storingen en gebruikersrechten worden automatisch geregeld, waardoor uw IT-afdeling wordt ontlast en medewerkers productief blijven.

Met overzichtelijke rapportages houdt u altijd grip op wie, wat en hoeveel er wordt geprint. Dit verlaagt beheerskosten, verhoogt de efficiëntie en maakt uw werk gemakkelijker.

Wij kijken graag samen met u naar een oplossing die perfect aansluit bij uw organisatie en uw specifieke behoeften, zodat u maximale controle en productiviteit behaalt.

Printkostenbeheer

Onze software voor printkostenbeheer geeft u volledig inzicht in uw print- en kopieer activiteiten, zodat u altijd grip houdt op uw printomgeving. Met deze oplossing kunt u:

  • Ongeautoriseerd gebruik voorkomen
  • Verspilling verminderen
  • Kosten bijhouden en herleiden 

Door uw printactiviteiten proactief te monitoren, kunt u uw organisatie efficiënter laten werken en uw totale printkosten aanzienlijk verlagen. In een tijd waarin bedrijven steeds meer waarde uit hun middelen willen halen en taken sneller en efficiënter moeten uitvoeren, is inzicht in printkosten essentieel.

Kosten kunt u immers alleen effectief beheersen als u ze eerst kunt meten. Onze software helpt u hierbij: print- en kopieertaken worden overzichtelijk gevolgd en beheerd, waardoor u tijd en middelen bespaart en verspilling voorkomt.

Bedrijfssoftware-integratie

Onze oplossingen voor documentbeheer kunnen eenvoudig worden gekoppeld aan bestaande bedrijfssoftware, zodat uw processen naadloos geïntegreerd zijn. Denk hierbij aan Microsoft Office, diverse ERP-systemen en accountancy software zoals Exact, Unit4 en Snelstart.

Ook voor minder bekende branchepakketten bieden wij maatwerk: onze specialisten ontwikkelen koppelingen zodat uw documentbeheer volledig aansluit bij uw unieke werkomgeving.

Met geïntegreerde software vermindert u handmatige handelingen, voorkomt u fouten en houdt u alle documenten centraal en overzichtelijk.

Documentbeheer

De daadwerkelijke kosten van documenten liggen vaak niet in het printen, maar in het beheer en de verwerking ervan. Elke keer dat documenten worden gebruikt, wordt het werkproces complexer en nemen de uitdagingen in overzicht en controle toe.

Onze oplossingen maken documentbeheer eenvoudiger en efficiënter. Met onze tools kunt u:

  • Documenten opvragen, indexeren en archiveren
  • Informatie veilig verspreiden en snel terugvinden
  • Efficiënt en veilig documentbeheer binnen uw organisatie realiseren

Door processen te stroomlijnen behoudt u overzicht, vermindert u fouten en bespaart u zowel tijd als middelen. Ontdek hoe u met slim documentbeheer uw organisatie overzichtelijker en productiever kunt maken.

Scan & Herken

Het verwerken van documenten kost vaak veel tijd en geld. Onze Scan & Herken-software automatiseert dit proces volledig. De intelligente software herkent documenten automatisch en plaatst ze op de juiste locatie of binnen een digitale workflow.

Deze tool kan moeiteloos omgaan met diverse documenttypes, zoals:

  • Facturen, overeenkomsten en brieven 
  • Formulieren, vrachtbrieven en CMR-documenten

Door deze processen te automatiseren bespaart u tijd, vermindert u fouten en verhoogt u de efficiëntie van uw organisatie.

Digitale archivering

Met digitale archivering slaat u documenten veilig op en maakt u ze eenvoudig terug vindbaar. Uw dossiers zijn overzichtelijk gerangschikt, nemen geen fysieke ruimte in beslag en zijn altijd toegankelijk. Dit vermindert fouten, bespaart tijd en verhoogt de productiviteit van uw organisatie.

Workflow Management automatiseert het verplaatsen van documenten, taken of werkactiviteiten binnen een vooraf gedefinieerd bedrijfsproces. Meerdere personen kunnen efficiënt samenwerken, waarbij duidelijk is welke stappen elkaar beïnvloeden op basis van regels, rollen of routes.

Door digitale archivering te combineren met workflow management stroomlijnt u uw processen, verhoogt u de efficiëntie en houdt u volledige controle over uw documenten en taken.

Workflow Management

Workflow Management automatiseert het verplaatsen van documenten of taken binnen een vooraf gedefinieerd proces. Meerdere personen kunnen efficiënt samenwerken, waarbij altijd duidelijk is wie welke acties moet uitvoeren en wanneer.

  • Belangrijke voordelen van workflow management:
  • Backoffice werkzaamheden efficiënter maken
  • Papierstroom reduceren

Data en documenten overzichtelijk en vindbaar houden In veel gevallen fungeert het Document Management Systeem (DMS) als centrale opslagplaats voor documenten. Voor het starten van een workflow wordt het document eerst opgezocht in het DMS, waarna de workflow automatisch wordt geactiveerd via de workflow management-software.

Met Workflow Management stroomlijnt u uw processen, verhoogt u de efficiëntie van uw backoffice en behoudt u overzicht en controle over al uw documenten en taken.